Communicatie voor nieuwe leden en afgemelde leden


Eén van de wensen waarmee wij aan de slag gaan is de mogelijkheid om een e-mail te kunnen sturen bij de aanmelding van nieuwe leden en bij de afmelding van leden. 

Tijdens onze eerste brainstormsessie kwamen wij al snel tot de conclusie dat er diverse momenten kunnen zijn om een e-mail te versturen. Een aantal van deze mogelijkheden zijn:

  • Bij aanmelden nieuw lid
  • Bij wijziging bondslid naar verenigingslid/ relatie
  • Bij wijziging bondslid naar oud lid 
  • Bij aanmelden spelactiviteit
  • Bij afmelden spelactiviteit

Maar wij willen graag aanvullende input van de kenners van Sportlink Club. Dus kom maar op met jullie goede ideeën.


Inge, het meeste hebben we al geregeld. Je kan je bij ons alleen nog maar digitaal aanmelden en afmelden en dan worden er automatisch bevestigingsmails verzonden.

 

Wat wij nog missen is de bevestiging van het incassonummer. Het zou dus mooi zijn dat, als een lid is aangemeld, er een mail verzonden kan worden met daarin alle opgeslagen gegevens.

 

Je moet dan wel rekening houden dat er diverse personen met de inrichting van deze speler bezig kunnen zijn:

 

De ledenadministrateur voor het aanmaken van het lid, de contributieadministrateur voor het aanmaken van de contributiegegevens.

 

Dus "blind" een mail verzenden gaat niet, want wanneer is een lid volledig ingevoerd? 

 

Misschien kan een button maken: VERSTUUR MAIL MET ALLE GEGEVENS.

 

Zodra je hierop klikt, wordt er een mail gezonden naar het betreffende lid met daarop al zijn/haar gegevens.

 

Het zou mooi zijn dat dan ook de niet gevulde zaken meegenomen worden. Waarom zou dit mooi zijn? Als een kid van 6 jaar lid wordt, dan hebben we de gegevens van zijn ouders. Maar als dat lid bijvoorbeeld 12 jaar is, dan heeft hij ook een eigen e-mailadres en eigen 06-nummer. 

Je zou eens per jaar naar alle leden een overzicht kunnen mailen, en dan kunnen ze kijken wat er staat en wat er zou moeten staan. Eventuele wijzigingen kunnen ze dan doorgeven.

 

Ik hoop dat alles zo duidelijk is.

 

 

 

Bedankt voor je input, Jan! Deze input nemen wij zeker mee tijdens onze brainstormsessies.

Als ik bij een nieuw lid de betaalgegevens heb verwerkt en dus een machtiging heb aangemaakt kies ik voor het printen van de machtiging. Dan wordt de machtiging als pdf geopend, dit bestand sla ik op en mail dat naar het nieuwe lid.
Dit doe ik ook Theo. Maar zou toch handig zijn als je dit meteen kan mailen, zonder dit te hoeven opslaan?

 

Ben erg benieuwd naar het digitaal aan- en afmelden van Jan.

Staat het dan ook direct in Sportlink?

Zo ja, hoe is dat ingeregeld?


Nu schrijf ik nog leden handmatig in in sportlink.

Daarna vraag ik alle leden op en sorteer aflopend op registratiedatum

Die met de registratiedatum van de huidige dag, stuur ik mail vanuit SL met knop extern mail programma

Daarin heb ik auto handtekening die ik gebruik voor bevestiging aan- en afmelden en andere zaken.

Hallo, Wij schrijven ook nog alles handmatig in in Sportlink. Alleen hebben wij de papieren aanmelding vervangen voor een digitale aanmelding (zie http://www.bequick28.nl/club/lidmaatschap/aanmelden/).


Dit is een modulair aanmeldingsformulier wat opgebouwd wordt n.a.v. de keuzes die je maakt en de antwoorden die je geeft.


Zodra het nieuwe lid zijn/haar akkoord geeft, dan ontvangt hij/zij automatisch een bevestiging van de inschrijving, echter staat hier natuurlijk geen machtigingsnummers op. Die genereert Sportlink. 


Vandaar mijn vraag om dit vanuit Sportlink te kunnen doen. Dus (nogmaals) een bevestinging van de inschrijving met daarbij ook het machtigingsnummer.

 


1 persoon vindt dit leuk

Dankjewel Jan

Zal dit met onze webmaster gaan bespreken.

Nog mooier is wanneer met een interface protocol dit door sportlink opgepakt zou kunnen worden en worden ingelezen en na akkoord worden verwerkt

Jan,

Maken jullie gebruik van de interfacing tussen website en SportLink?
Of praten we hier alleen over het sturen van mail bij wijzigingen.


Ik zou het interessant vinden om via een webinterface direct te schrijven naar SportLink.
Naar een wachtlijst toe. (Centraal beheren).

Verdere afhandeling binnen SportLink via workflows, maakt de applicatie wel volwassen.

Het zijn standaard processen die volgens mij goed te definieren zijn binnen de applicatie. Voor velen denk ik interessant genoeg.

Leuk discussie die wij, Vogido, met belangstelling volgen. Wij zouden inderdaad vanuit Sportlink graag een algemene mail willen versturen aan nieuwe leden met daarin:


A: de gegevens van de persoon (dubbel check)

B: gang van zaken binnen Vogido. Verwachtingen t.a.v. teamtaken etc.

C: een embedded video. Wij hebben een video opgenomen met Kamhelo Mokotjo van FC Twente die nieuwe spelers welkom heet bij onze club.


Bij afmelding zouden wij graag een enquete willen versturen.

Het liefst zouden we zien dat dit binnen Sportlink kan.


Kleine opmerking nog t.a.v. de mailfunctionaliteit in Sportlink. Wij zouden ook graag zien dat de verzonden mailtjes worden gelogd.


Ik ben heel erg op zoek om vanuit een digitaal inschrijfformulier de gegevens te kunnen importeren naar Sportlink. Dat zou veel arbeid en tijd kunnen schelen.

is die oplossing er al of moeten we dat nog ontwikkelen?

Wij maken gebruik van Sportlink website.

Hierin is het mogelijk om een widget te plaatsen die bij aanmelding dit direct in SportLink zet als relatie.


Wij gebruiken deze widget echter nog niet, daar deze nog niet voldoet aan onze verwachtingen.


We kennen een aantal processen:

bijvoorbeeld:


Aanmelden nieuw lid

Wijzigen lid gegevens

Afmelden lid

Wachtlijst beheren

...zo zijn er nog meer.


Wat wenselijk zou zijn is om deze processen onder de loep te nemen, en te kijken hoe de applicatie hierbij kan ondersteunen.


Als ik de huidige widget plaats, dan zijn er een aantal velden beschikbaar, niet muteerbaar.


Welke velden je minimaal nodig hebt zal ik nu niet benoemen.

Het gaat mij meer om een totaal concept:


Er wordt geen validatie gedaan op:

geldig email adres

IBAN

Postcode

Je kan hier zomaar wat invullen, en wordt ook zo in sportlink geplaatst, dat is zeker niet wenselijk. Controle mechanisme is min of meer standaard functionaliteit die eenvoudig te implementeren zou moeten zijn.


Als we ervan uitgaan dat we een gewenst formulier hebben, en we clicken op submit, dan aanmaken in Sportlink.


Op dat moment zou ik eens gaan nadenken over een workflow.

Bepaal de juiste categorie en zet de aanmelding door naar de betreffende coördinator.

Maak gebruik van status velden om het process te volgen. Gebruik ook het crm gedeelte om je communicatie over de aanmelding te borgen.

Op het moment dat je de speler kan plaatsen, status omzetten, email naar de ledenadministratie zodat ze de speler kunnen aanmelden bij de bond.
Email naar potentieel lid bij aanmelden etc....tussendoor ad-hoc email met status zou wel een pre zijn.

Er valt best veel te vertellen m.b.t. dit onderwerp.


Ik zou graag met sportlink willen brainstormen over deze processen.


Klinkt goed voor een digibeet als ik. Hopelijk wil Sportlink daar in meedenken.
Aanmelden of registreren om een reactie te posten