Handmatig of digitale verwerking van de bankafschriften

In Club.Boekhouding is het mogelijk om bankbestanden in te lezen, zodat u snel en eenvoudig uw bankmutaties kunt verwerken. Het digitaal verwerken van bankafschriften is zinvol als er sprake is van veel mutaties per afschrift. De keuze om afschriften handmatig of digitaal te verwerken kan door de gebruiker zelf worden bepaald. Over het algemeen bepaalt de bank de begin- en einddatum van een afschrift, terwijl u dit zelf kan bepalen bij een digitaal afschrift, meestal per week of per maand. Hoewel het mogelijk blijft om zowel handmatige als digitale afschriften te verwerken is het verstandig om een uiteindelijke keuze te maken zodat overlap van de transacties wordt voorkomen.

Formaat

Sinds 2014 is het zogenoemde CAMT.053 formaat door de banken geïntroduceerd. Andere formaten zoals MT940 en CSV, zullen op den duur verdwijnen. Sportlink Club ondersteunt daarom alleen het op XML gebaseerde CAMT.053 formaat. Verenigingen die werken met automatische incasso zijn al bekend met het XML formaat. De standaard die door de banken voor automatische incasso wordt gehanteerd is bekend als PAIN.008.

Afschrift downloaden en verwerken

Nadat een digitaal afschrift is opgevraagd bij de bank en lokaal in een speciale map is opgeslagen, kan deze worden ingelezen in het bankboek. Op regelniveau (valutadatum) wordt gecontroleerd op deze al eerder is verwerkt. Tijdens het inlezen een automatische match plaats aan de hand van bepaalde criteria die gedeeltelijk door de gebruiker zelf te beïnvloeden zijn.

Betalingskenmerken

Om het aantal matches zo compleet mogelijk te maken kunnen er betalingskenmerken bij de debiteur en/of crediteur (organisaties) worden ingesteld. Ten eerste is het mogelijk om aan te geven of bijvoorbeeld een bepaalde crediteur via het crediteuren subsysteem wordt verwerkt, dat wil zeggen dat er sprake is van inkoopfacturen, of dat de betalingen direct op een kostenrekening wordt geboekt. In het laatste geval kan dan bij de crediteur, die wordt herkend door de rekening waarnaar de betaling is geboekt, een grootboekrekening worden gedefinieerd. Deze grootboekrekening wordt overigens ook gebruikt bij het boeken van een inkoopfactuur. Het zelfde geldt voor ontvangsten, waarbij het kenmerk bij de debiteur wordt ingesteld.

Binnenkort meer informatie bij Organisaties. .

Matching

Bij het inlezen van het digitale afschrift vindt direct een matching plaats volgens de onderstaande criteria en volgorde:

  • indien het een overboeking van de ene naar de andere bank betreft wordt de “interbank tussenrekening” gebruikt;
  • vervolgens wordt gekeken naar de bankrekening en of deze matcht met een bankrekening van een relatie;
  • als het een stornering betreft wordt factuur er bij gezocht en weer opengesteld;
  • indien er sprake is van een sub-administratie wordt in de betalingskenmerken van het bankafschrift gezocht naar een factuurnummer, relatiecode of omschrijving, bij een match wordt de factuur afgeletterd;
  • indien er bij de debiteur of crediteur is aangeven dat er geen gebruik gemaakt wordt van een sub-administratie, wordt als tegenrekening het grootboeknummer gebruikt dat bij de betalingskenmerken staat ingesteld;
  • indien de bankrekening onbekend is, bijvoorbeeld als een ander persoon de betaling verricht (ouder verzorger) wordt alsnog geprobeerd om een match te vinden aan de hand van gegevens in de omschrijving;
  • als er geen match is wordt de regel gevuld met de CAMT tussenrekening. Op deze tussenrekening komen alle posten terecht niet die niet automatisch afgeletterd kunnen worden. Deze posten dien je zelf handmatig af te letteren op te boeken op de juiste grootboekrekening. 

Wijzigen banknummers

Indien banknummers van relaties/organisaties worden gewijzigd in de periode van het aanmaken van de afschriftregels en het inlezen van het digitale afschrift vindt er uiteraard geen matching plaats. In die gevallen moet de matching handmatig plaatsvinden, maar volgende afschriftregels zullen zonder noodzakelijke aanpassingen weer automatisch plaatsvinden.