In de Contributiemodule is het mogelijk om op verschillende manieren een factuur aan te manen. Dit kan o.a. door een overzicht van eventueel meerdere openstaande posten per (contributie)debiteur aan te maken. Dit overzicht kan als een betalingsherinnering verstuurd of gemaild worden. Ook is het mogelijk om een kopie van een factuur als aanmaning te versturen.

U heeft echter extra mogelijkheden om een factuur meerdere malen aan te manen. Zo is het onder andere ook mogelijk om te registreeren dat een factuur uit handen is gegeven aan een incassobureau.

Hieronder wordt stap voor stap beschreven op welke wijze het aanmaningsproces in de Contributiemodule verloopt.

Om facturen te kunnen aanmanen dienen de volgende stappen gevolgd te worden:

1. Ga naar Contributie

2. Klik op Contributie-aanmaningen

Het volgende scherm wordt geopend:

In het tabblad Selecteren kunt u, door middel van verschillende zoekcriteria, zoeken naar personen die u een aanmaning wilt toesturen.

3. Vul de door u gewenste zoekcriteria in

4. Klik op 

In onderstaand scherm verschijnt het zoekresultaat dat voldoet aan het zoekcriterium.

Let op: Indien er gekozen is voor een alternatief e-mailadres, wordt dit getoond in de kolom Alt naam .

Tip: Vanuit dit zoekresultaat is het nog mogelijk om bepaalde facturen uit te sluiten van een aanmaning. Verwijder het vinkje in de kolom Manen? bij de betreffende factuur. Door met de rechtermuisknop op de kolomnaam Manen? te klikken kan de selectie bewerkt worden.

5. Klik vervolgens op

De facturen worden nu klaargezet op het tabblad Afhandelen . Het volgende scherm verschijnt:

Tip: Om een factuur in te zien, dubbelklikt u op de betreffende regel. Er opent zich een nieuw scherm met een factuuroverzicht.

6. Klik op 

Het volgende scherm verschijnt:

7. Selecteer de Betaalwijze

Tip: Standaard is het e-mailadres van de penningmeester ingevuld. Indien gewenst kunt u dit aanpassen naar een ander e-mailadres.

8. Klik vervolgens op

De aanmaningen zijn nu daadwerkelijk per e-mail verstuurd. U kunt de aanmaningen uiteraard ook per post versturen.

Hiervoor dient u de facturen uit te printen. Hiervoor neemt u de volgende stappen:

9. Klik in het tabblad Afhandelen op 

Het volgende scherm verschijnt:

10. Selecteer de Betaalwijze

Wilt u de e-mail versies ook uitprinten?

11. Zet dan een vinkje bij Inclusief de e-mail versies

Er wordt nu een PDF-document geopend waarin de aanmaningen zijn opgemaakt. Deze kunt u nu uitprinten.

Nadat u de aanmaningen per e-mail heeft verstuurd of heeft uitgeprint, kunt u de aanmaningen op Verzonden zetten.

Let op : Er worden geen exacte kopieën van verstuurde of uitgeprinte aanmaningen in Sportlink opgeslagen. Sla hiervoor het pdf document op bij het uitprinten of maak gebruik van het BCC mail adres bij het mailen van aanmaningen.

12. Klik in het tabblad Afhandelen op

De volgende vraag wordt gesteld:

Als gekozen wordt voor Ja zullen de gegevens bij de leden worden bijgewerkt. Er kan daarna niet meer voor een tweede keer dezelfde aanmaning worden gemaakt. Zolang de afhandeling nog niet heeft plaatsgevonden kunnen de aanmaningen echter wel opnieuw worden aangemaakt.