Aan de slag met de contributie? Dan is de eerste stap het bepalen van de contributiebedragen per leeftijdscategorie, de betaaltermijn van de facturen en het vaststellen van overige bedragen die aan leden in rekening moeten worden gebracht. Om deze in te stellen, neemt u de volgende stappen:

1. Ga naar Contributie 

2. Kies Instellingen 

3. Kies Contributie


Onderstaand scherm verschijnt:

Bij Voorkeursinstellingen kunnen diverse zaken worden gedefinieerd. Het effect van de instellingen wordt hieronder behandeld.


Let op: de getallen, welke u als betaaltermijn invult bij de factuur en de aanmaningen, zijn het aantal dagen geteld vanaf het moment dat u de factuur of de aanmaningen aan uw leden verstuurd. Zie voor nadere uitleg het onderstaande voorbeeld.
Factuur:
In het voorbeeld is de betaaltermijn voor de factuur 28 dagen. Voor de facturen die na 28 dagen nog niet voldaan zijn kunt u de 1e aanmaningen aanmaken en verzenden naar de betreffende leden.

Aanmaningen:
In bovenstaande voorbeeld staat voor alle aanmaningen een betaaltermijn van 8 dagen ingevuld. Dit betekent dat u, na het verstrijken van deze 8 dagen (geteld vanaf de dag van het verzenden van een aanmaning), de facturen die voor de 2e of 3e aanmaning in aanmerking komen kunt aanmaken en verzenden naar de betreffende leden.


De volgende instellingen kunnen worden ingericht:

Betalingstermijn

De termijn (in dagen) waarbinnen een factuur betaald moet zijn.

1e aanmaning na

De termijn (in dagen) waarbinnen een 1e aanmaning betaald moet zijn

2e aanmaning na

De termijn (in dagen) waarbinnen een 2e aanmaning betaald moet zijn.

3e aanmaning na

De termijn (in dagen) waarbinnen een 3e aanmaning betaald moet zijn

Administratiekosten

De meeste verenigingen zullen het gebruik van Automatische Incasso willen stimuleren, omdat de verwerking van betalingen zo goed als automatisch verloopt en het gehele inningsproces veel minder werk met zich meebrengt. In verband hiermee is ervoor gekozen om de toeslag voor administratiekosten alleen van toepassing te laten zijn voor betalingsmethoden anders dan Automatische Incasso. De inkomsten met betrekking tot administratiekosten kunnen op een aparte omzetrekening worden geboekt. Deze kan ook in het scherm Contributie-instellingen worden gespecificeerd.

1e boete

Bedrag dat de leden moeten betalen voor een eerste aanmaning.

2e boete

Bedrag dat de leden moeten betalen voor een tweede aanmaning.

3e boete

Bedrag dat de leden moeten betalen voor een derde aanmaning.

GrBrek admin kosten

Definiering van de grootboekrekening waarop de administratiekosten geboekt moeten worden.

GrBrek auto. incasso Definiering van de grootboekrekening waar de automatische incassofacturen op worden geboekt.  Bij ontvangst van de incassobatch in de bank hoef je de facturen niet meer af te letteren, maar boek je deze gelijk op deze grootboekrekening. Wij raden aan hier een nieuwe grootboekrekening voor aan te maken met als omschrijving "incasso onderweg". 
Betaalperiode

De standaard ingestelde betaalperiode (maand, kwartaal, half jaar of jaar).

Betaalwijze

De standaard ingestelde betaalwijze (acceptgiro, automatische incasso of bank/kas betalingen).

E-mail factuur

De standaard instelling voor het ontvangen van de factuur voor alle leden staat op “ja”.

Volgend factuurnr.

Hier kan een gewenst startnummer voor facturen ingevuld worden. Vanaf dit startnummer zal doorgeteld worden als er facturen worden aangemaakt.

Betaalperiode bij alle leden aanpassen?

Er zijn verschillende periode-instellingen; jaarlijks, half jaarlijks, per kwartaal en maandelijks. De hier in te stellen periode is standaard, die per lid weer aangepast kan worden. Door deze vraag positief te beantwoorden, worden alle voordien ingestelde perioden (bij leden) overschreven.

Betaalwijze bij alle leden aanpassen?

Hiermee kan de standaard betaalwijze worden ingesteld; automatische incasso, bank/kas betaling of acceptgiro’s. Door deze vraag positief te beantwoorden, worden alle voordien ingestelde betaalwijzen (bij leden) overschreven. Als voor bepaalde leden een andere dan de standaard ingestelde betaalwijze van toepassing is, moet dit per lid worden aangegeven.

Factuur per e-mail bij alle leden aanpassen?

Door deze vraag met Ja te beantwoorden worden alle voordien ingestelde voorkeuren bij de leden overschreven. Als voor bepaalde leden een andere dan de standaard ingestelde wijze van verzenden van facturen van toepassing is, moet dit per lid worden aangegeven.

Let op: De boetes in verband met aanmaningen worden wel op de aanmaning geprint, maar de openstaande post wordt niet aangepast. Als naast de openstaande post ook de boete wordt betaald, zal er bij het afletteren een positief betalingsverschil ontstaan. U kunt er ook voor kiezen om de boete te boeken via een aparte regel, op een zelf te definiëren grootboekrekening.


Belangrijk

Gezien het belang/risico dat verbonden is aan het geheel vervangen van standaardinstellingen, volgen - afhankelijk van de instellingen die gewijzigd worden - de volgende waarschuwingen:

  • Als u klikt op Betaalperiode bij alle leden aanpassen? verschijnt de volgende waarschuwing:


  • Als u klikt op Betaalwijze bij alle leden aanpassen? verschijnt de volgende waarschuwing:


  • Als u klikt op E-mailfactuur bij alle leden aanpassen? verschijnt de volgende waarschuwing: