In nauwe samenwerking tussen de KNVB en Sportlink Services is de Digitale Rekening Courant voor verenigingen ontwikkeld. De Digitale rekening Courant is een module in Sportlink Club die het mogelijk maakt om continu inzicht te houden in de financiële verhouding tussen de vereniging en de KNVB.

Welke informatie wordt in de digitale rekening courant getoond

De Digitale Rekening Courant toont voor diverse financiële modules die gebruikt worden door de KNVB en haar verenigingen de gejournaliseerde (en vastgelegde) financiële transacties binnen die modules. Tevens is het mogelijk om de eindrapportage van een bepaald seizoen op te vragen. Gedetailleerde informatie over de gegevens in de Digitale Rekening Courant tref je verderop in deze handleiding aan.

Dit document behandelt verder niet de financiële processen, waarmee de Rekening Courant wordt opgebouwd. Deze processen en de werkwijze van deze processen zijn onderdeel van de Financiële module. De Rekening Courant is het sluitstuk van al deze processen.

Randvoorwaarden

Om de Digitale Rekening Courant te kunnen gebruiken moet worden voldaan aan een aantal randvoorwaarden:

  • Sportlink Club
    • Toegang tot de KNVB Sportlink Club-applicatie door een geldige login
    • Toegang tot de KNVB Sportlink Club-applicatie met de rol Financieel Beheer

Digitale Rekening-courant in Sportlink Club

De Digitale Rekening Courant is read-only beschikbaar voor verenigingen. Het is niet mogelijk om wijzigingen aan te brengen in de gegevens van de RC.

In het vervolg van dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de vereniging binnen Sportlink Club gebruik kan maken van de functionaliteit van de Rekening Courant.

Wat heb je nodig

Om de RC in Sportlink Club te kunnen gebruiken zijn onderstaande uitgangspunten van belang:

  • Toegang tot Sportlink Club (productieomgeving)
  • De rol Financieel Beheer
    • Klik vereniging
    • Selecteer Onderhoud
    • Klik Gebruikersbeheer

Neem de volgende stappen:

1. Selecteer een bestaande gebruiker of maak een nieuwe gebruiker aan

  • Voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker klik het “groene plusje”
  • Voer de gegevens van de gebruiker in
  • Klik op het “groene vinkje” om de nieuwe gebruiker te bevestigen.

2. Dubbelklik op een “bestaande gebruiker”

  • Selecteer de “beheerrechten”  van de gebruiker
  • Om de Rekening Courant in te kunnen zien is de rol Financieel Beheer noodzakelijk.

3. Standaard is voor alle personen met de rol Administrator ook de rol Financieel Beheer geactiveerd. Voor personen die in de toekomst Administrator worden moet de rol Financieel Beheer bewust aan worden gezet.

De gebruiker heeft de mogelijkheid om de kolominstellingen van het gebruikersbeheer te wijzigen. Daarmee kan de gebruiker 1 of meer rollen toevoegen aan het overzichtsscherm. De gewijzigde kolominstellingen kunnen vervolgens ook opgeslagen worden. Deze functionaliteit is vergelijkbaar met elders in Sportlink Club.

Inzien van de rekening courant

De RC in Sportlink Club is permanent beschikbaar voor gebruiker met de rol Financieel Beheer .

1. Start de KNVB Sportlink Club Applicatie op.

2. Klik op Financieel

3. Klik op Rekening Courant

4. Selecteer het seizoen waarvoor u financiële gegevens wilt opvragen.

5. Selecteer de module waarvoor u financiële gegevens wilt opvragen.

    1. De module kan geplaatst zijn onder kosten – dit zijn de bedragen die door de KNVB in rekening worden gebracht aan de verenigingen.
    2. De module kan geplaatst zijn onder betalingen – dit zijn de bedragen die door de vereniging aan de KNVB zijn voldaan.

6. Dubbelklik op de financiële module

7. De zoekcriteria behorend bij die financiële module worden geopend.

8. In een aantal financiële modules kan worden gezocht op “persoon”, te weten Contributie leden, Tuchtzaken, Overschrijvingen en Spelerspassen .

9. De zoekfunctie op “persoon” werkt op achternaam en relatiecode.

10. Type minimaal twee karakters in en druk op de TAB-toets.

11. Een tussenscherm verschijnt, waarin de keuze voor een bepaalde persoon gemaakt kan worden.

12. Selecteer de juiste persoon

13. Bevestig door het “groene vinkje”

14. Zoek in de transacties van de betreffende financiële module (op de geselecteerde persoon) door op het “vergrootglas” te klikken.

Aandachtspunten bij het zoeken:

  • Standaard wordt alle detailinformatie van een financiële module opgehaald.
    • In alle dropdowns staat de waarde Alle
    • Het zoekveld voor persoon is leeg
  • De detailinformatie wordt opgehaald op het moment dat de gebruiker op het “vergrootglas” klikt. De keuze om niet direct de financiële data van een module op te halen is gerelateerd aan de performance. De belasting wordt beperkt doordat vereniging bewust de keuze moeten maken om bepaalde gegevens op te halen.
  • Bij het zoeken op een bepaald persoon wordt de ledenlijst van de vereniging aangehouden, zoals deze beschikbaar is in Sportlink Club. Het is daarmee mogelijk dat in het verleden vastgelegde transacties bij een bepaalde persoon niet kunnen gevonden als wordt gezocht op de betreffende persoon. Deze persoon is dan niet meer als (oud-)lid van de vereniging geregistreerd.
  • Wanneer de gebruiker in een andere financiële module gaat zoeken, dan zullen de eerdere zoekresultaten verwijderd worden.

Hieronder volgt per financiële module het overzicht van de mogelijke zoekcriteria:

  • Contributie leden: Journaalrun, Persoon, Speltype en Leeftijdscategorie
  • Verenigingscontributie: Journaalrun
  • Wedstrijdgelden: Journaalrun, Aanduiding en Team
  • Tuchtzaken: Journaalrun, Persoon, Speltype en Leeftijdscategorie
  • Administratiekosten storneringen: Journaalrun
  • Overschrijvingen: Journaalrun, Persoon en Speltype
  • Spelerspassen: Journaalrun, Persoon, Speltype en Leeftijdscategorie
  • Periodieken/Abonnementen: Journaalrun
  • Overige Doorbelastingen: Journaalrun
  • Doorbelasting Derden: Journaalrun
  • Omslagkosten officials: Journaalrun en Team
  • Handmatige betaling: Journaalrun
  • Incasso: Journaalrun
  • Storno eindafrekening: Journaalrun

De zoekresultaten/detailinfromatie kunnen op twee manieren door een gebruiker worden bewerkt:

  • De kolominstellingen worden gewijzigd.
  • De geselecteerde kolommen (op het scherm) worden geëxporteerd naar Excel.

Deze functionaliteit werkt op dezelfde wijze als elders in de Sportlink Club applicatie.