Quand est-ce que Sportlink fournit le contrat de sous-traitance ?

Le 25 mai 2018, le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD) entrera en vigueur. Ce règlement remplacera la législation Belge dans ce domaine. Les fédérations et clubs sportives auront le rôle de ‘’responsable’’ dans cette nouvelle situation et devront mettre en place une politique de confidentialité avec leurs membres/parties prenantes. Dans cette nouvelle situation SportLink a le rôle de sous-traitant. SportLink met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s'assurer et être en mesure de démontrer que le traitement est effectué conformément à la legislation en vigueur. On parle ici d'un ''contrat de sous-traitance''. Il n'est pas besoin d'avoir un contrat/accord distinct, mais tous les aspects de cet accord doivent être convenus. 

Sportlink a fourni à toutes ses applications de fonctionnalités et d'explications sur la surveillance des aspects de la vie privée. Tous les aspects du contrat de sous-traitance sont inclus dans les Conditions de Sportlink. 

Quel rôle Sportlink a-t-elle pour nous et que fait la fédération ?

Sportlink a le rôle de sous-traitant des données et nous le faisons pour le compte de la fédération sportive à laquelle votre club est affilié. Chaque fédération a sa propre approche, donc vous devriez contacter la fédération pour avoir des informations spécifiques. Dans tous les cas, nous vous conseillons de lire toutes les informations de notre centre de support sur le RGPD et plus particulièrement les termes et conditions, puisque tous les aspects du contrat de sous-traitance y sont traités. Pour le moment ces conditions sont disponibles uniquement en Néerlandais. 

Dois-je toujours enregistrer toutes les données personnelles ?

Le RGPD indique que vous pouvez uniquement enregistrer des données qui sont nécessaire pour le bien fonctionnement de la compétition. Sportlink offre un système de gestion de membres étendu où toutes sortes de données peuvent être enregistrés. Cela ne veut pas dire que vous êtes toujours obligé de remplir réellement tous les champs disponibles. Cela ne s'applique qu'aux champs obligatoires, dont le nombre est gardé le plus bas possible (en alignement avec les fédérations sportives). 

Comment la portabilité des données est-elle réglementée 

S'il s'agit d'un transfer vers un autre club au sein de la même fédération sportive, Sportlink a déjà un processus en place. Si quelqu'un va pratiquer un autre sport, une exportation des données peut être effectuée dans Sportlink. Mais cela ne semble pas avoir de sens pour nous, parce-que ce sont des données que la personne concernée connait déjà 

Peut-on, à partir de Sportlink, envoyer un mailing à tous les membres pour demander la permission d'enregistrer leurs données ?

Oui, mais cela est déterminé par le club lui-même. Un club doit se poser la question s'il est nécessaire de demander cette permission. Après tout, vous avez déjà effectué un processus d'affiliation avec vos membres actuels. Selon toute vraisemblance, la personne concernée a déjà donné sa permission. Parcontre, il est important que vous informiez (via la déclaration de confidentialité) tous vos membres que vous enregistrez des données personnelles. Mais comme mentionné, ce n'est pas une responsabilité de Sportlink. Cela reste une responsabilité du club car le club est responsable des données dans cette situation. Sportlink détient le rôle de sous-traitant.

Parfois, nous envoyons des listes de membres par e-mail, est-ce encore permis ?

Pareil ici : c'est une considération que le club doit faire. Sportlink n'a aucune implication là-dedans. Le courriel est par définition un mode de communication pas très sécurisé. Si vous voulez quand-même communiquer cela via e-mail, vous pouvez nommer ces éléments de non-sécurité dans votre déclaration de confidentialité. 

Si un membre/une relation demande ses données, comment doit-on agir ?

Vos membres/relations détiennent le droit de consultation. Ils peuvent donc à tout moment demander de consulter leurs données personnelles que le club a enregistré. Au moyen d'un export dans Sportlink club, vous pouvez envoyer ces données. 

Pour plus d'information cliquez sur le lien ci-dessous

Quand est-ce que le contrat de sous-traitance entre Sportlink notre club sera-t-il établi ?

Il n'est pas nécessaire de se mettre d'accord sur cette matière à travers un nouveau contrat. Mais tous les aspects d'un contrat de sous-traitance doivent être convenus. Sportlink a intégré tous ces aspects dans les conditions générales. Vous pouvez consulter ces conditions (actuellement uniquement en Néerlandais) dans notre centre de support : conditions générales. Il n'y aura donc pas un contrat supplémentaire spécifiquement concernant cette matière comme le contrat est intégré dans les conditions générales.  

Si un (ancien) membre souhaite que ses données doivent être supprimées, que devez-vous faire ?

Un membre/une relation a effectivement ce droit, appellé le droit a l'oubli. Cela implique aussi que cette personne n'est plus membre de votre club et ne possède plus une activité de jeu. Car ces données sont necéssaire pour, par exemple, remplir la feuille de match digitale. Plus d'information sur la désaffiliation de membres/relations est décrite sur la page suivante: 

Le site web de notre club tourne via Sporltink, est-ce sécurisé ? 

Un site web est destiné à la publication de beaucoup de données de votre club. Si vous publiez des données personnelles sur votre site web, comme par exemple des dates d'anniversaires, les membres concernés doivent donner leur permission. Le membre peut accorder ou révoquer son consentement à travers l'application de la fédération concernée. Ceci s'applique aux fédérations sportives suivantes : KNZB, PCI, KNBSB, KNKV, BNB, ARBH et KNVB. 

Comment les données sont-elles traitées par les produits média (webb, appli, TV et DaaS) ?

Le membre détermine dans quel mesure ses données personnelles peuvent être publiées. Si le club/le membre est affilié a une fédération qui utilise l'application Sportlink, alors cette personne peut régler ces éléments lui-même. Cela s'applique aux fédérations suivantes: KNZB, PCI, KNBSB, KNKV, BNB, ARBH et KNVB. Dans d'autres cas, le membre doit l'indiquer au club d'une manière différente. 

Le choix du membre (via l'application) est directement intégré dans les produits média. Si une personne a indiqué que ses données ne peuvent pas être publiées, alors ces données personnelles ne seront plus transmises à ces produits. 

Y a-t-il un plan d'action pour organiser et gérer ces éléments/données dans le contexte du RGPD ?

Pour cela, vous pouvez demander plus d'informations auprès de votre fédération.